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电脑话务员/电脑值班/自动总机


什么是电脑话务员?电脑值班有什么作用?

电脑话务员又称自动总机,电脑值班,语音话务员,电话总机等。电脑话务员是电话交换机系统基本功能,它将来电转接到呼叫者指定的各个分机上,不需要人工操作员的干预。电脑话务员也可以被称为自动接线员和虚拟语音话务员。大多数电脑话务员可以将电话转接到固定电话、移动电话、IPPBX设备。

电脑话务员会为来电者提供一个菜单,他们通过在电话的DTMF(“按键音”)键盘上按不同的键来回应。例如,可能会用“Welcome to WS824 Enterprises”来欢迎呼叫者。销售请按1,维修请按2,技术服务请按3,其他问题请按4,重复收听按5,人工请按0或稍后由总机为您服务。”

电脑话务员路由步骤包括将电话转移到指定的分机号,电话转移到语音信箱,将电话转移到下级子菜单,来电显示,转移到人工,选择重复收听,选择挂断。

有的电脑话务员系统会自动结束呼叫,或将呼叫直接转给人工,在此期间,呼叫者不能按任何音调键。

有的电脑话务员系统在***中的不同时间(例如,上班和下班时间)使用不同的菜单和流程。企业、政府机构和其他机构都广泛使用电脑话务员。

交互式语音应答(IVR)的复杂形式的电脑话务员接受语音电话输入和音调键盘选择的组合,并以各种媒体格式提供适当的应答。


An auto attendant (automated attendant) is a telephony system that transfers incoming calls to various extensions as specified by callers, without the intervention of a human operator. An auto attendant (automated attendant) may also be called a virtual receptionist. Most auto attendants can route calls to landline phones, mobile phones , VoIP devices, or other auto attendants. A typical auto attendant offers incoming callers a menu to which they respond by pressing various keys on their telephones' DTMF ("touch-tone") keypads. For example, the machine might greet callers with "Welcome to XYZ Enterprises. For sales, press 1. For service, press 2. For hours of operation, press 3. For other questions and concerns, press 4. To repeat this menu, press 5. To speak with a customer service representative, press 0 or stay on the line."

Typical auto attendant routing steps include transfers of calls to specific extensions, transfer of calls to voicemail boxes, transfers of calls to submenus, presentation of standard recorded messages, transfer to a human operator or customer service representative, option to repeat the choices in a specific menu, and option to terminate the call ("hang up"). Some auto attendant systems will end calls automatically, or direct callers to a human operator, after a predetermined period during which the caller fails to press any tone keys. Some auto attendant systems use different menus and processes at various times of day (for example, business and nonbusiness hours).

A wide variety of businesses, government agencies, and other institutions use auto attendants. A sophisticated form of auto attendant known as Interactive Voice Response (IVR) accepts a combination of voice telephone input and tone keypad selection and provides appropriate responses in various media formats.

 

电脑话务员/电脑值班有什么作用?

六大作用:

1,自动总机为公司***形象(您好,欢迎致电国威公司,历经考验,***信赖,请拨分机号,查号轻拨0,传真轻拨8008...),客户从电话被接通之后就对企业文化有了***直观的感受与体验,有助于提升企业形象。

2,有助于公司前台总机语言能力综合提升。电脑话务员有多种语言,中文,英文,粤语等,对于不同国籍/地区的人士提供方便,一套系统可以同时接到多语言***和地区客户来电。

3,有助于前台总机时间节省。前台人员除了接听电话,每天还有许多事情处理。电脑话务员系统可以24小时(包括公司下班后),全年无休不知疲倦地工作,引导来话者自行转接到他们所找人的分机。当来话者不知道分机号码时,系统可预录分机号码清单提供快速自动查询。

4,有助于前台降低人工成本。当多个客户同时打入情况占多数时,为了不漏接客户电话,往往需要配2-5个前台员工接听电话,而启用双路电脑话务员或多路话务员后,一个前台就可以。

5,有助于提升总机接听客户电话的及时性。客户咨询信息不必等候人工接听,可通过预录信息快速获取。可引导来电客户直接按查询码拨进相关业务的咨询人员。

6,拥有语音查询服务,增进客户对公司与产品的了解,提供良好的沟通渠道。

 

电脑话务员/电脑值班主要功能有哪些?

· 语音自动应答:语音系统会自动应答并问候来电者,进行电话转接。 

· 忙线及未应答宣告:被叫分机若忙线及未应答时,可选择改拨其它分机、转部门助理分机、转人工总机、或按“*”继续等候。 

· 号码回应:来电者直拨分机号码后、系统可设定回应其所拨的分机号码后再作转接。

· 多种语言服务:国语、英语、台语、客家等语言的各项宣告语音、用户也可自行更改。 

· 分机位数弹性设定:分机号码***多可达9码、并可依前2码弹性设定且混合编码。 

· 时钟自动切换:内藏时钟可自动切换上班、午休、下班时间,节假日或自行设定。 

· 预设特定假日:特定节假日(五一、国庆)可预先设定,届时可自动宣告假日问候语。

· 总机及助理总机:转接总机忙时,若未改拨其它号码则转助理总机,***多可设定8部分机为助理总机。

· 部门助理分机:拨叫部门分机遇忙线或未应答,若未改拨其它分机则转此部门助理分机。 

· 经理/秘书:拨叫经理的电话时,可直接将此电话转到其秘书或指定分机。 

· 自动建立信号音参数:可自动建立转接键时间、忙音信号、回铃音信号、空号音信号周期资料,从而做到随插即用免调试。

 

什么是单路电脑话务员?什么是双路电脑话务员?

1路(单路)电脑话务员达到的效果:同时多人打入公司外线时,只能有1个人听到欢迎词(只有1个人打电话进来),只有当这个人转接到人工后,这时候电脑话务员释放,第二个人才能听到欢迎词,打进来电话。

2路(双路)电脑话务员达到的效果:同时多人打入公司外线时,只能有2个人听到欢迎词(只有2个人打电话进来),只有当这2个人转接到人工后,这时候电脑话务员释放,第三个人或第四个人才能听到欢迎词,打进来电话。

所以当您在购买电话交换机的时候,要知道自己的电话量,要多少人同时打入,许多型号电话交换机都默认只有一路电脑话务员,如果多路需要加电脑话务员芯片,或OGM语音话务员板卡,或外置电脑话务员。

 

什么是内置电脑话务员,什么是外置电脑话务员?

内置电脑话务员就是程控交换机自带的,功能集成在程控交换机系统内,内置有单路,双路,内置的电脑话务员OGM板等。内置话务员功能一般都是基本的功能,但是和电话交换机兼容性好。

外置电脑话务员就是第三方的自动总机设备,外置电脑话务员与电话交换机的连接需要占用分机端口,1路的电脑话务员占用一个端口,2路的电脑话务员占用2个分机端口。物理连接好后,需要对电话交换机进行外线打入设定,需要对电脑话务员进行分机号编辑和总机设定等。外置电脑话务员扩展功能(语音类别,节假日区分)很强,但是兼容性相对差。

 

电脑话务员语音内容怎么录制?背景音乐如何设置?

语音内容根据电话交换机品牌不同,情况不同。有的电话交换机内置有成套的语音内容,只需单独录制电脑值班***段;有的电话交换机没有内置语音内容,需要自己录制。

电脑话务员内容录制方式有几种:

***种:普通电话机按代码,对着话筒讲话录制。国威WS824电脑话务员录制***段内容是按##7851#

第二种:电脑录制,话机按代码后,电脑播放,灌录到电话交换机里面。

第三种:录音文件上传。请第三方做好录音文件后,通过电话交换机上传接口或上传界面,对应上传就可以了。

电脑话务员背景音乐系统一般自带,有的自带一首,有的自带几首,国威电话交换机专门有背景音乐接口,可以接MP3,U盘等外置背景音乐源。


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